Einem Benutzer werden eine Rufnummer, PIN, Passwort und bestimmte Eigenschaften zugewiesen.

Das Passwort wird für die SIP-Registrierung, den Zugriff auf die Weboberfläche und die API verwendet.

Mit Rufnummer und PIN loggt sich ein Benutzer mit erteilter Berechtigung für die Funktion Roaming User an einem freien Telefon ohne zugeordneten Benutzer ein.

Einem Telefon kann je ein Benutzer einfach oder fest zugeordnet werden. Bei der festen Zuordnung wird der Benutzer zum Besitzer. Mit diesem Status kann sich der Besitzer vorübergehend ausloggen, für weitere Benutzer besteht so keine Möglichkeit des Zugriffs über das Einloggen.

Hat der Benutzer die Berechtigung für die Funktion Roaming User, gelten weitere Besonderheiten für den Zugriff auf Telefone.

Mehrere Benutzer können in einer Gruppe zusammengefasst werden, um über dieselbe Rufnummer erreichbar zu sein und/oder zusätzliche Eigenschaften zu erwerben.