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 Einstellungen für die Gesprächsdatenerfassung 

Die Telefonanlage verfügt über einen Gesprächsdatenspeicher, in dem 3000 Gesprächsdatensätze von externen Gesprächen stromausfallsicher gespeichert werden können. Ein Gesprächsdatensatz enthält folgende Informationen:  

  • Rufnummer des Gesprächspartners, falls übertragen.
  • Amt und MSN, über die das Gespräch geführt wurde.
  • Datum und Uhrzeit bei Gesprächsbeginn.
  • Gesprächsdauer bzw. Rufdauer bei vergeblichen Gesprächen.
  • Angefallene Gebühreneinheiten und -kosten.
  • Interner Teilnehmer, der das Gespräch geführt hat.
  • Interne Gruppe, die evtl. das Gespräch geführt hat.
  • Gesprächsart: kommend oder gehend, dienstlich oder privat, erfolgreich oder vergeblich.
  • Projektnummer, falls das Gespräch über eine Projektnummer eingeleitet wurde.

 

Um ein zu schnelles Füllen des Speichers zu vermeiden, z. B. durch vergebliche Gespräche, können Sie voreinstellen, welche Gesprächsarten aufgezeichnet werden und welche nicht. Sie können die aufzuzeichnenden Gesprächsarten hier per Mausklick auswählen. Achten Sie bei der Auswahl aber darauf, dass z. B. gebührenpflichtige Gespräche nur dann aufgezeichnet werden können, wenn sowohl   gebührenpflichtige Gespräche, als auch mindestens eine Art der gehenden Gespräche (   gehende ... Gespräche) aktiviert sind.

Hinweise:
Auf der Seite  Gesprächsdaten / Gebühren Gesprächsdatenausdruck können Einstellungen für den Ausdruck der Gesprächsdaten direkt auf einen Drucker vorgenommen werden. Dabei werden aber nur die Gespräche ausgegeben, die auf dieser Seite ausgewählt wurden (  Häkchen im entsprechenden Kästchen).

Auf der Seite  Hotelfunktion Druckformular erstellen können Einstellungen für den Ausdruck der Telefonkosten angeschlossener Zimmertelefone vorgenommen werden. Dabei werden aber als Einzelverbindungsnachweis nur die Gespräche ausgegeben, die auf dieser Seite ausgewählt wurden (   Häkchen im entsprechenden Kästchen). Zusätzlich ist es nötig, die   Aufzeichnung mit Rufnummer zu aktivieren.

Auch Gespräche über  VoIP-/GSM-Routing werden im Gesprächsdatenspeicher aufgezeichnet. Wenn bei gehenden Gesprächen über eine Auerswald Box die Zielrufnummer sehr langsam gewählt wird, kann es vorkommen, dass diese Rufnummer nur unvollständig in den Gesprächsdaten gespeichert wird.

 

  gebührenpflichtige Gespräche bzw.   gebührenfreie Gespräche

Wenn eine Gesprächsart aufgezeichnet werden soll, setzen Sie per Mausklick ein Häkchen in das entsprechenden  Kästchen.

 

  gehende dienstliche Gespräche bis   kommende vergebliche Gespräche

Wenn eine Gesprächsart aufgezeichnet werden soll, setzen Sie per Mausklick ein Häkchen in das entsprechende  Kästchen.

Beachten Sie bitte die Abhängigkeit zur Aktivierung von   gebührenpflichtige Gespräche bzw.   gebührenfreie Gespräche. So können z. B. vergebliche Gespräche nur dann aufgezeichnet werden, wenn sowohl   gebührenfreie Gespräche, als auch mindestens eine Art der vergeblichen Gespräche (   ... vergebliche Gespräche) aktiviert sind.

 

  Aufzeichnung mit Rufnummer

Soll aus Datenschutzgründen auf die Nachvollziehbarkeit der externen Rufnummern verzichtet werden, können Sie die Telefonanlage veranlassen, keine externen Rufnummern aufzuzeichnen. Die übrigen Daten jedes Gespräches werden weiterhin aufgezeichnet.

Wenn Sie die externen Rufnummern nicht aufzeichnen möchten, entfernen Sie per Mausklick das Häkchen aus dem Kästchen.

 

  private Rufnummer komplett anzeigen

Aus Datenschutzgründen wird in der Voreinstellung auf die Nachvollziehbarkeit der externen Rufnummern bei Privatgesprächen verzichtet. Dabei werden die letzten drei Stellen der gewählten Rufnummer als Sternchen (*) dargestellt. Die übrigen Daten jedes Gespräches werden weiterhin aufgezeichnet.

Wenn Sie die privaten Rufnummern komplett aufzeichnen möchten, setzen Sie per Mausklick ein   Häkchen in das Kästchen. Beachten Sie dabei bitte, dass dies nur möglich ist, wenn auch  Aufzeichnung mit Rufnummer aktiviert wurde.

 

  Sonderwählton Füllstand des Gesprächsdatenspeichers in %

Wird der Gesprächsdatenspeicher nicht automatisch überschrieben (siehe   Speicher automatisch überschreiben), können neue Daten verloren gehen, wenn der Speicher nicht rechtzeitig gelöscht wird.
Um zu erfahren, wann dies nötig ist, kann für ausgewählte Telefone ein Sonderton (einzurichten auf der Seite Teilnehmer-Eigenschaften  Rhythmen / Töne) bei einem bestimmten Füllstand des Speichers eingespielt werden. Bei welchem Füllstand der Sonderwählton eingespielt wird, kann hier in Prozent eingestellt werden.

Um die eingestellte Prozentzahl zu ändern, doppelklicken Sie in das Feld und geben Sie einen neuen Wert ein.

 

  Speicher automatisch überschreiben

Sie ermöglichen bei vollem Speicher die Aufzeichnung weiterer Gespräche, indem Sie den Gesprächsdatenspeicher automatisch überschreiben lassen. Mithilfe dieser Funktion werden automatisch immer so viele der ältesten Daten aus dem Speicher gelöscht, dass Platz für mindestens 16 neue Gespräche vorhanden ist. Ist dies nicht erwünscht, muss der Kunde den Gesprächsdatenspeicher per Telefon löschen, bevor keine Daten mehr aufgezeichnet werden können. Um rechtzeitig zu erfahren, wann dies der Fall ist, kann an ausgewählten Endgeräten ein Sonderwählton bei einem festgelegten Füllstand des Speichers eingespielt werden (siehe   Sonderwählton Füllstand des Gesprächsdatenspeichers in %). Um ein zu schnelles Füllen des Speichers zu vermeiden, z. B. durch vergebliche Gespräche, können Sie voreinstellen, welche Gesprächsarten aufgezeichnet werden sollen.

Soll der Speicher automatisch überschrieben werden, muss per Mausklick ein  Häkchen in das Kästchen gesetzt worden sein.

 

  Anzahl der Stellen der Projektnummern

Wenn der Kunde seine Gesprächsgebühren nach einzelnen Projekten abrechnen will, können dienstliche Gespräche mit Projektnummern eingeleitet werden. Diese Projektnummern werden dann im Gesprächsdatenspeicher erfasst. Soll die Projektzuordnung über die Wähltastatur der Telefone erfolgen, ist es nötig, hier die Anzahl der Stellen festzulegen. Die Nummern können dann beim Telefonieren beliebig vom Kunden vergeben werden.

Um die Anzahl der Stellen auszuwählen, klicken Sie in das Feld und wählen Sie eine der Zahlen (von 2 bis 6) aus.

Hinweis:

Nutzen Sie die  Hotelfunktion der Tk-Anlage, werden beim Eincheckvorgang über das Rezeptionstelefon automatisch Projektnummern als Abrechnungsnummer vergeben.