Mit der Hotelfunktion
der Tk-Anlage ist es möglich, für die Hotelgäste Rechnungen
(auch Zwischenrechnungen) mit Einzelverbindungsnachweis der Telefonkosten
direkt an einem seriellen Drucker auszugeben. Empfohlen wird der Din A4-Drucker
EPSON LX300+ oder kompatible. Dieser Drucker wird direkt über
die serielle Schnittstelle mit der Tk-Anlage verbunden (siehe Installationshandbuch
der Tk-Anlage).
Hinweis:
Beachten Sie bitte die Hinweise im Hilfetext zu Hotelfunktion. |
Auf dieser Seite können die Texte des Abrechnungsformulars individuell
entworfen werden:
Kopftext
Betreff
Rechnungsdaten
Spaltenüberschriften
Endbetrag
Fehlende
Gesprächsdaten
Fußtext
Trennzeichen ...
Druckoption
aktivieren
Um die Telefonkostenabrechnung direkt an einem Drucker ausgeben zu
können, setzen Sie per Mausklick ein Häkchen in das Kästchen.
Erst wenn die Druckoption aktiviert wurde, ist es möglich die Texte
einzutragen bzw. zu bearbeiten.
Druckqualität
Hier können Sie die Schriftqualität der Telefonkostenabrechnung
festlegen. Für einen schnellen Ausdruck in Entwurfsqualität
wählen Sie Draft
. Mit der Auswahl Letter
wird eine Abrechnung in Briefqualität, also mit "Schönschrift"
ausgedruckt.
Anzahl
der Ausdrucke
Um die Menge der auszudruckenden Rechnungen (Original + Kopien)
auszuwählen, klicken Sie in das Feld und wählen Sie eine der
Zahlen (von 1 bis 4) aus.
Hinweis:
Beim Ausdruck einer Zwischenrechnung als Information für den
Gast wird diese Einstellung ignoriert und immer nur das Original
ausgedruckt. |
Seitenvorschub
Die Telefonkostenabrechnungen (Original + Kopien bzw. Abrechnungen
verschiedener Gäste) werden ohne Leerzeile direkt hintereinander
ausgedruckt.
Um jede Telefonkostenabrechnung auf einer einzelnen Seite auszudrucken
(z. B. bei "3" unter Anzahl
der Ausdrucke werden drei Seiten ausgedruckt), setzen Sie
per Mausklick ein Häkchen
in das Kästchen.
Kopftext
bzw. Fußtext
Für den Text des Rechnungskopfes stehen sieben Zeilen mit jeweils
maximal 80 Zeichen zur Verfügung. Die achte Zeile des Ausdrucks
bleibt automatisch frei. Für den Fußtext stehen drei Zeilen
mit jeweils maximal 80 Zeichen zur Verfügung. Die Zeile vor
dem Fußtext bleibt automatisch frei.
Die Standardausrichtung des Textes ist linksbündig. Da die gewählte
Schriftart wie bei einer Schreibmaschine immer über die gleiche
Zeichenbreite verfügt (nicht proportional), ist es möglich,
die Ausrichtung des Textes durch vorangestellte Leerzeichen zu verändern.
Die Abfolge der Zeilen auf dem Ausdruck erfolgt in der selben Reihenfolge,
wie sie hier eingegeben wurde. Sollen zwei Zeilen durch eine Leerzeile
getrennt werden, so ist es nötig, diese Zeile auch hier frei zu
lassen.
Wenn eine Zeile (oder mehrere Zeilen) besonders hervorgehoben werden
soll, kann der Text dieser Zeile fett ausgedruckt werden. Dazu setzen
Sie per Mausklick ein Häkchen in das Kästchen
vor der entsprechenden Zeile.
Um einen Text einzugeben, klicken Sie in das Feld und geben den gewünschten
Wortlaut ein. Eine vorhandene Formulierung kann geändert werden.
Dazu markieren Sie den Text und geben dann das neue Wortgefüge
ein.
Seitenanfang
Betreff
Die neunte Zeile des Ausdrucks ist die Betreffzeile. Auch für
diese Zeile stehen maximal 80 Zeichen zur Verfügung. Die Standardausrichtung
des Textes ist linksbündig. Es ist möglich, die Ausrichtung
des Textes durch vorangestellte Leerzeichen zu verändern.
Der Betreffzeile folgt automatisch eine Linie, die über die gesamte
zehnte Zeile reicht.
Wenn die Betreffzeile besonders hervorgehoben werden soll, kann der
Text dieser Zeile fett ausgedruckt werden. Dazu setzen Sie per Mausklick
ein Häkchen in das Kästchen
vor der Zeile.
Um einen Text einzugeben, klicken Sie in das Feld und geben Sie den
gewünschten Wortlaut ein. Eine vorhandene Formulierung kann geändert
werden. Dazu markieren Sie den Text und geben dann das neue Wortgefüge
ein.
Seitenanfang
Rechnungsdaten
Die Rechnungsdaten werden auf der elften und zwölften Zeile ausgedruckt.
Die Zeile unter den Rechnungsdaten bleibt automatisch frei.
Um einen Begriff zu vergeben, klicken Sie in das entsprechende Feld
(z. B. Belegnummer)
und geben die gewünschte Bezeichnung mit folgendem Trennzeichen
(z. B. Doppelpunkt) ein. Um einen vorhandenen Text zu ändern,
markieren Sie diesen und geben dann die neue Bezeichnung ein.
Belegnummer
Beim Eincheckvorgang über das Rezeptionstelefon wird automatisch
eine Abrechnungsnummer vergeben. Hier können Sie vorgeben, unter
welchem Begriff diese Nummer auf der Telefonabrechnung erscheint (z.
B. Rechnungsnummer:, Beleg-Nr.: ). Für Begriff und Trennzeichen
zwischen Begriff und Abrechnungsnummer stehen Ihnen maximal 16 Zeichen
zur Verfügung.
Begriff und 5-stellige Abrechnungsnummer werden linksbündig auf
der elften Zeile des Ausdrucks ausgegeben. Weiterhin erscheint rechtsbündig
in dieser Zeile noch der Zimmername, der auf der Seite Interne
Rufnummern Teilnehmer
als Name
vergeben wurde.
check
in
Hier können Sie vorgeben, unter welchem Begriff das Eincheckdatum
auf der Telefonabrechnung erscheint (z. B. Eingecheckt am: ). Für
Begriff und Trennzeichen zwischen Begriff und Abrechnungsnummer stehen
Ihnen maximal 16 Zeichen zur Verfügung.
Begriff und Eincheckdatum werden linksbündig auf der zwölften
Zeile des Ausdrucks ausgegeben. Das Eincheckdatum wird mit Tag (2-stellig),
Monat (2-stellig), Jahr (4-stellig) und - durch Bindestrich getrennt -
Stunde (2-stellig) sowie Minuten (2-stellig) ausgedruckt (z. B.
24.07.2003 - 08:14). Die Trennzeichen können unter Trennzeichen
Datum bzw. Trennzeichen
Zeit festgelegt werden.
Weiterhin erscheint rechtsbündig in dieser Zeile noch das Auscheckdatum
( check
out).
check
out
Hier können Sie vorgeben, unter welchem Begriff das Auscheckdatum
auf der Telefonabrechnung erscheint (z. B. Ausgecheckt am: ). Für
Begriff und Trennzeichen zwischen Begriff und Abrechnungsnummer stehen
Ihnen maximal 16 Zeichen zur Verfügung.
Begriff und Auscheckdatum werden rechtsbündig auf der zwölften
Zeile des Ausdrucks ausgegeben. Das Auscheckdatum wird mit Tag (2-stellig),
Monat (2-stellig), Jahr (4-stellig) und - durch Bindestrich getrennt -
Stunde (2-stellig) sowie Minuten (2-stellig) ausgedruckt (z. B.
31.07.2003 - 16:08). Die Trennzeichen können unter Trennzeichen
Datum bzw. Trennzeichen
Zeit festgelegt werden.
Seitenanfang
Spaltenüberschriften
In den folgenden Zeilen werden die Daten der Einzelverbindungen ausgedruckt.
Hier können Sie vorgeben, welche Spaltenüberschriften die
Einzelverbindungsnachweise auf der Telefonabrechnung erhalten. Die Spaltenüberschriften
werden auf der 14 Zeile ausgedruckt. Die Zeile unter den Spaltenüberschriften
bleibt automatisch frei. Danach wird je Einzelverbindung eine weitere
Zeile bedruckt.
Um einen Begriff (z. B. Datum)
zu vergeben, klicken Sie in das entsprechende Feld und geben die gewünschte
Bezeichnung ein. Um einen vorhandenen Text zu ändern, markieren
Sie diesen und geben dann die neue Bezeichnung ein.
Datum
Für den Begriff stehen Ihnen maximal zehn Zeichen zur Verfügung.
Begriff und darunter die entsprechenden Daten werden linksbündig
ausgegeben. Das Einzeldatum wird im Format TT.MM.JJJJ ausgedruckt
(z. B. 24.07.2003), wobei das Trennzeichen unter Trennzeichen
Datum für den gesamten Ausdruck festgelegt wird.
Zeit
Für den Begriff stehen Ihnen maximal acht Zeichen zur Verfügung.
Begriff und darunter die entsprechenden Daten werden hinter dem Datum
(durch ein Leerzeichen getrennt) ausgegeben. Der Gesprächsbeginn
wird im Format hh:mm:ss ausgedruckt (z. B. 08:22:36), wobei das
Trennzeichen unter Trennzeichen
Zeit für den gesamten Ausdruck festgelegt wird.
Dauer
Für den Begriff stehen Ihnen maximal acht Zeichen zur Verfügung.
Begriff und darunter die entsprechenden Daten werden hinter Zeit,
getrennt durch zwei Leerzeichen, ausgegeben. Die Gesprächsdauer
wird im Format mmm:ss ausgedruckt (z. B. 15:22), wobei das Trennzeichen
unter Trennzeichen
Zeit für den gesamten Ausdruck festgelegt wird.
Rufnummer
Für den Begriff stehen Ihnen maximal 20 Zeichen zur Verfügung.
Begriff und darunter die entsprechenden Rufnummern werden hinter Dauer,
getrennt durch drei Leerzeichen, ausgegeben. Wurde das Gespräch
über einen Provider geführt (z. B. handvermitteltes
Gespräch das über das Rezeptionstelefon eingeleitet wurde
und für das Rezeptionstelefon ist Least Cost Routing aktiv -
siehe auch Hilfetext Hotelfunktion),
wird die Providernummer mit ausgegeben.
Betrag
Für den Begriff stehen Ihnen maximal acht Zeichen zur Verfügung.
Begriff und darunter die entsprechenden Beträge (maximal dreistellig
mit zwei Nachkommastellen) werden hinter Rufnummer,
getrennt durch sieben Leerzeichen, ausgegeben.
Der Preis je Telefoneinheit wird auf der Seite Gesprächsdaten /
Gebühren Gebühren
festgelegt.
Seitenanfang
Endbetrag
Dem Ausdruck der Daten der Einzelverbindungen folgt eine Leerzeile
und dann die Zeile, in der der Rechnungsendbetrag ausgedruckt wird.
Zusätzlich ist es möglich, den Ausdruck der im Rechnungsbetrag
enthaltenen Steuer zu aktivieren. Dann erscheint in der Zeile unter
dem Endbetrag linksbündig z. B. "(16% MwSt. = 2,49 Euro)".
Den Prozentsatz, den folgenden Erklärungstext und die Währungsbezeichnung
können Sie hier entsprechend anpassen.
Um einen Begriff (z. B. Summe)
zu vergeben, klicken Sie in das entsprechende Feld und geben die gewünschte
Bezeichnung ein. Ein vorhandener Text / Betrag kann geändert
werden. Dazu markieren Sie diesen und geben dann die neue Bezeichnung /
den neuen Wert ein.
Summe
Für den Begriff stehen Ihnen maximal 35 Zeichen zur Verfügung.
Der Begriff wird linksbündig ausgegeben direkt gefolgt vom Text,
der unter (inkl.
MwSt.) eingegeben wurde. Weiterhin erscheinen in dieser
Zeile noch der Stand des Gebührenzählers (maximal vierstellig
mit zwei Nachkommastellen) und die Währungsbezeichnung.
(inkl.
MwSt.)
Für den Text stehen Ihnen maximal 15 Zeichen zur Verfügung.
Hier kann ein weiterer Erklärungstext zum Endbetrag eingegeben
werden.
Währungsbezeichnung
Für den Begriff stehen Ihnen maximal fünf Zeichen zur Verfügung
(z. B. Euro).
Der Begriff erscheint z. B. direkt hinter dem Rechnungsendbetrag.
Prozentsatz
Hier geben Sie den zzt. gültigen Steuersatz an (maximal zweistellige
Zahl).
Steuer
Für den Begriff stehen Ihnen maximal 15 Zeichen zur Verfügung
(z. B. MwSt.). Er erscheint direkt hinter dem unter Prozentsatz
eingegebenen Wert.
Ausdrucken?
Soll die in der Telefonkostenabrechnung enthaltene Steuer mit ausgedruckt
werden, setzen Sie per Mausklick ein Häkchen
in das Kästchen.
Seitenanfang
Fehlende
Gesprächsdaten
Die Telefonanlage verfügt über einen Gesprächsdatenspeicher,
in dem Gesprächsdatensätze von externen Gesprächen stromausfallsicher
gespeichert werden können (siehe auch Gesprächsdaten /
Gebühren Gesprächsdatenerfassung).
Wurde die Kapazität des Gesprächsdatenspeichers überschritten
(z. B. durch einen Langzeitgast), erscheint auf der Telefonkostenabrechnung
dieses Gastes ein Hinweis. Dieser Hinweistext kann hier selbst verfasst
werden, z. B. "Gespräche vor folgendem Zeitpunkt sind
nicht in der Einzelübersicht enthalten: ". In der Folgezeile
erscheint dann der Zeitpunkt, ab dem Daten dieses Gastes im Gesprächsdatenspeicher
überschrieben wurden. Dieser Zeitpunkt wird mit Tag (2-stellig),
Monat (2-stellig), Jahr (4-stellig) sowie Stunde, Minuten (2-stellig)
und Sekunden (2-stellig) ausgedruckt (z. B. 31.07.2003 16:08:53).
Die Trennzeichen können unter Trennzeichen
Datum bzw. Trennzeichen
Zeit festgelegt werden.
Seitenanfang
Trennzeichen
Datum
Hier geben Sie das Zeichen ein, durch das die Einzelwerte in einem
Datum auf diesem Ausdruck voneinander getrennt werden sollen (z. B.
Punkt).
Trennzeichen
Zeit
Hier geben Sie das Zeichen ein, durch das die Einzelwerte in einer
Zeitangabe auf diesem Ausdruck voneinander getrennt werden sollen (z. B.
Doppelpunkt).
Seitenanfang
Seitenvorschub
Die Telefonkostenabrechnungen (Original + Kopien bzw. Abrechnungen
verschiedener Gäste) werden ohne Leerzeile direkt hintereinander
ausgedruckt.
Um jede Telefonkostenabrechnung auf einer einzelnen Seite auszudrucken
(z. B. bei "3" unter Anzahl
der Ausdrucke werden drei Seiten ausgedruckt), setzen Sie
per Mausklick ein Häkchen
in das Kästchen.
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