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Folgende Befehle können Sie im Menü Datei ausführen:

Tabelle speichern in Datei

Tabelle anhängen an Datei


Tabelle aus Datei laden

Laden aus Anlage


Datenbank neu...

Datenbank öffnen...

Datenbank speichern als...

Basisdatenbank


Tabelle drucken...

Abrechnungen drucken...


Statistik

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Tabelle speichern in Datei

Hier erfolgt eine Ausgabe der in der Tabelle angezeigten Datensätze als Textdatei (*.txt) oder in eine Datei im CSV-Format. Diese Ausgabe ist dann sinnvoll, wenn Sie die Daten mit anderen Programmen weiterverarbeiten wollen (z. B. MS Excel).

Es werden die gefilterten Datensätze komplett exportiert, d. h. auch der Inhalt der Spalten, die nicht angezeigt werden (siehe  Einstellungen  Sichtbare Spalten...). Zusätzlich enthält die exportierte Datei die Spalten "ID" (eine Nummer, die für jeden Datensatz beim Auslesen fortlaufend vergeben wird) und "Abgerechnet". Wurde ein Datensatz in einer Abrechnung berücksichtigt, enthält diese Spalte in der entsprechenden Zeile "ja"; ist noch keine Abrechnung erfolgt, bleibt diese Spalte in der entsprechenden Zeile leer.

Nach Aufruf dieses Menüpunktes öffnet sich das Dialogfenster zum Exportieren der Daten. Wählen Sie das gewünschte Trennzeichen aus und bestätigen Sie die Auswahl per Mausklick auf den Button  OK.
Nun können Sie den Dateinamen und den Speicherort festlegen. Wechseln Sie dazu in das gewünschte Verzeichnis und geben Sie einen Namen an, unter dem die Daten gespeichert werden sollen.

Hinweis:
Werden die Datensätze als txt-Datei exportiert, ist das Trennzeichen zwischen den Einträgen in den einzelnen Spalten der Tabulator.
Beim CSV-Export werden die Einträge der einzelnen Spalten durch ein Semikolon getrennt (
Enthalten die zu exportierenden Teilnehmernamen (unter  Name) auch ein Semikolon, so werden diese Zeichen ungeprüft in die Datei übernommen. Dies kann zu Problemen beim Import führen).

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  Tabelle anhängen an Datei

Mit diesem Menüpunkt können Sie die in der Tabelle angezeigten Datensätze an eine bereits gespeicherte Textdatei (*.txt) anhängen.

Nach Aufruf dieses Menüpunktes öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die Textdatei auswählen können, an die die Daten angehängt werden sollen.
Wechseln Sie dazu evtl. das Verzeichnis und markieren Sie die gewünschte Datei. Klicken Sie nun auf den Button  Speichern und bestätigen Sie per Mausklick auf den Button  Ja, dass die vorhandenen Datei ersetzt, d. h. durch die weiteren Datensätze erweitert werden soll.

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  Tabelle aus Datei laden

Mit diesem Menüpunkt können Gesprächsdaten aus einer Textdatei (*.txt) in die Datenbank übertragen und gespeichert werden. Dieses Vorgehen ist dann sinnvoll, wenn Daten der Textdatei in der Datenbank versehentlich gelöscht wurden.

Nach Aufruf dieses Menüpunktes öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die Textdatei auswählen können, deren Daten in die Datenbank übertragen werden sollen.
Wechseln Sie dazu evtl. das Verzeichnis und markieren Sie die gewünschte Datei. Klicken Sie nun auf den Button  Öffnen.
Bei der Übertragung der Datensätze wird auf doppelte Einträge geprüft und diese nicht in die Datenbank übernommen.

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Laden aus Anlage

Mit diesem Menüpunkt können Gesprächsdaten aus der Anlage in die Datenbank übertragen und gespeichert werden.

Nach Aufruf dieses Menüpunktes öffnet zunächst ein Dialogfenster, in dem Sie das Benutzer-Passwort der entsprechenden Anlage angeben müssen. Das Benutzer-Passwort wurde per PC-Programm COMset auf der Seite  Allgemeine Einstellungen Passwörter vergeben. Nachdem Sie das Passwort eingegeben haben, klicken Sie auf den Button  Ok, um die Gesprächsdaten aus der Anlage in die Datenbank zu übertragen.
Wurde noch kein Benutzer-Passwort in der Tk-Anlage hinterlegt, ist es nötig, über das sich öffnende Fenster ein Benutzer-Passwort in die Tk-Anlage zu übertragen (maximal 6-stellig, alphanumerisch).

Der Fortschritt der Übertragung wird durch einen Prozentbalken angezeigt. Nach Ende der Übertragung wird die Datenbank auf doppelte Einträge überprüft und die neu hinzugekommenen Gesprächsdaten werden gespeichert. So können Sie auch kurz hintereinander die Datenbank aktualisieren, ohne doppelte Einträge befürchten zu müssen.

Das Programm überprüft bei jeder Aktualisierung der Datenbank, ob in der Telefonanlage neue Teilnehmer eingetragen wurden, um gegebenenfalls die Teilnehmerliste (siehe  Bearbeiten  Teilnehmer-Liste (Nebenstellen)) zu ergänzen.

Nach der Übertragung wird die Bezeichnung der Anlage und das Datum der Aktualisierung in der Titelzeile des Programms angezeigt.

Hinweis:
Wenn keine Übertragung zustande kommt, haben Sie möglicherweise eine falsche Schnittstelle eingestellt (siehe Menüpunkt Einstellungen Schnittstelle...)

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  Datenbank neu ...

Über diesen Menüpunkt kann eine neuen Datenbank angelegt werden.

Nach Aufruf dieses Menüpunktes werden Sie gefragt, ob Sie die aktuelle Datenbank speichern möchten, da sonst die vorhandenen Daten verloren gehen. Per Mausklick auf den Button  Nein werden alle Datensätze der aktuellen Datenbank gelöscht und es kann eine neue Datenbank durch Auslesen der aktuellen Gesprächsdaten aus der Tk-Anlage erstellt werden.
Durch einen Klick auf Abbrechen wird die bisherige Datenbank beibehalten.
Um die Daten den bisher angezeigten Datenbank zu speichern, klicken Sie auf den Button  Ja (siehe auch Datenbank speichern als). Es öffnet sich der Dateidialog des Betriebsystems. Nun können Sie den Speicherort und einen Namen (*.jds) vergeben, unter dem die Datenbank gespeichert werden soll. Klicken Sie dann auf den Button  Speichern.

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  Datenbank öffnen ...

Über diesen Menüpunkt kann eine zuvor gespeicherte Datenbank erneut in das Programm geladen und dann beliebig bearbeitet werden.

Nach Aufruf dieses Menüpunktes öffnet sich der Dateidialog des Betriebsystems. Markieren Sie die gewünschte Datenbank (*.jds - eventuell müssen Sie zuvor das Verzeichnis wechseln) und klicken Sie dann auf den Button  Öffnen.
Die Gesprächsdaten der Datenbankdatei, die teilnehmerbezogenen Daten (z. B. Teilnehmerliste) und die Profilfilter bzw. die Profilknöpfe in der Filterleiste werden im Hauptfenster zur Verfügung gestellt.

Die Einstellung des Programms auf die jeweiligen Anlagenparameter kann einige Sekunden dauern.

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  Datenbank speichern als ...

Über diesen Menüpunkt können Sie die Datenbank, die momentan angezeigt wird, unter einem beliebigen Namen speichern.

Nach Aufruf dieses Menüpunktes öffnet sich der Dateidialog des Betriebsystems. Nun können Sie den Speicherort und einen Namen (*.jds) vergeben, unter dem die Datenbank gespeichert werden soll. Klicken Sie dann auf den Button  Speichern.

Zusätzlich zu den Gesprächsdaten werden die teilnehmerbezogenen Daten (z. B. Teilnehmerliste), die erstellten Profilfilter bzw. die Profilbuttons in der Filterleiste und die Schnittstellenauswahl gespeichert.

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  Basisdatenbank

Über diesen Punkt wird die Basisdatenbank Ihrer Standard-Telefonanlage geöffnet. Alle anderen geöffneten Daten werden vorher gesichert.

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Tabelle drucken ...

Dieser Menüpunkt ermöglicht Ihnen den Ausdruck der aktuellen Tabelle im Format DIN A4.
Es werden nur die Spalten ausgedruckt, die auch im Hauptfenster zu sehen sind (siehe  Einstellungen  Sichtbare Spalten ...). Die Breite der einzelnen Spalten wird dem jeweils längsten Eintrag angepasst.

Nach Aufruf dieses Menüpunktes öffnet sich das Fenster "Drucken", in dem Sie den gewünschten Drucker anwählen können. Starten Sie den Druck per Mausklick auf den Button  OK.

Hinweis:

Wurden unter  Einstellungen  Sichtbare Spalten ... viele Spalten ausgewählt, ist es nötig, im Fenster "Drucken" im Bereich "Drucker" den Button  Eigenschaften anzuklicken. Wählen Sie  Querformat im Bereich "Ausrichtung" aus, um den Ausdruck komplett auf einer DIN-A4 Seite unterbringen zu können. Bestätigen Sie Ihre Auswahl per Mausklick auf den Button  OK.

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Abrechnungen drucken ...

Dieser Menüpunkt ermöglicht Ihnen das einfache Erstellen von Einzel- und Sammelabrechnungen aller oder ausgewählter Teilnehmer.

Nach erfolgtem Ausdruck ist es möglich, die in der Abrechnung berücksichtigten Datensätze in der Datenbank und/oder in der Tk-Anlage zu löschen.

Hinweis:
Bei großen Datenmengen kann der Ausdruck einige Zeit in Anspruch nehmen.

Nach Aufruf dieses Menüpunktes öffnet sich das Fenster Telefon-Abrechnungen:

 Rechnungseinstellungen

Hier können Sie die Einstellungen für die Telefonabrechnungen vornehmern.

Wurde  aktuellen Filter nutzen aktiviert, können die Bereiche Privat- und Dienstgepräche, Abrechnungszeitraum, Projekt, Auswahlbuttons sowie Rechnungsspalten hier nicht mehr editiert werden (Im Rechnungsausdruck sind die im Filter getätigten Einstellungen berücksichtigt).

Setzen Sie per Mausklick ein Häkchen in das entsprechende Kästchen ...

 Privatgespräche, wenn die Gespräche, die über einen privaten Amtzugang eingeleitet wurden, auf der Telefonabrechnung erscheinen sollen.

 Dienstgespräche, wenn die Dienstgespräche auf der Telefonabrechnung erscheinen sollen;

 Mwst. ausweisen, wenn die in den Telefonkosten enthaltene Mehrwertsteuer als einzelner Betrag auf der Telefonabrechnung erscheinen soll. Beachten Sie dabei bitte, dass der gültige Mehrwertsteuersatz unter  Mwst. (%) einzutragen ist;

 Einzelnachweis, wenn je eine Telefonkostenabrechnung (siehe Auswahlbuttons) mit der Auflistung der Einzelverbindungen erstellt werden soll (siehe auch  Rufnummern anonymisieren +  Rechnungsspalten).
In einem Einzelnachweis werden sowohl die Einträge der Liste  Bearbeiten  Teilnehmer-Liste (Nebenstellen) bzw.  Einstellungen  Kosten pro Einheit ( Name, Preis pro Einheit (z. B.  EUR/Einheit)) als auch die Werte aus  Einstellungen  Tarife für Provider ... mit ausgedruckt;

 Sammelnachweis, wenn eine Telefonkostenabrechnung mit Gesamtgebühren und einer Auflistung der teilnehmerbedingten Gesamtbeträge (Gebühren, die von den einzelnen Teilnehmer verursacht wurden) erstellt werden soll;

 Rufnummer anonymisieren, wenn bei Erstellung von Einzelnachweisen die letzten drei Ziffern der Rufnummer des Gesprächspartners durch Sternchen (***) dargestellt werden sollen.

 Abrechnungszeitraum

Hier kann der Abrechnungszeitraum genau eingegrenzt werden. Bitte geben Sie das Anfangsdatum ( vom:) und das Enddatum ( bis:) im Format T.M.JJJJ (z. B. 1.8.2003) ein. Benötigen Sie eine minutengenaue Abrechnung, können Sie unter  Uhr eine weitere Eingrenzung vornehmen.

Um einen Eintrag zu ändern, markieren Sie das vorhandene Datum durch einen Doppelklick und geben Sie dann das neue Datum ein (Format T.M.JJJJ). Für die Eingabe einer Uhrzeit klicken Sie in das entsprechende Feld und geben dann die gewünschte Uhrzeit ein (Format hh:mm).

Um automatisch die Daten für den Vormonat einzugeben, setzen Sie per Mausklick ein Häkchen in das Kästchen Vergangener Monat.

 Nur unabgerechnete Gespräche

Die in den Abrechnungen einbezogenen Gesprächsdatensätze werden nach Ausdruck automatisch auf den Status "Abgerechnet" gesetzt. So ist es möglich, nur bisher unberücksichtigte Gesprächsdatensätze für eine Abrechnung zu verwenden.

Um die bereits ausgedruckten Gespräche aus der neuen Abrechnung auszuschließen, setzen Sie per Mausklick ein Häkchen in das Kästchen.

 Rechnungsspalten

Hier kann ausgewählt werden, welche Tabellenspalten (siehe Hilfetext  Programmbeschreibung  Gesprächsdatentabelle) bei einem Einzelverbindungsnachweis (siehe  Einzelnachweis) mit ausgedruckt werden.

Um einen Bereich mit auszudrucken, setzen Sie per Mausklick ein Häkchen in das entsprechende Kästchen.

Hinweis:

Wurden unter  Rechnungsspalten viele Spalten ausgewählt, ist es nötig, im Fenster "Drucken" im Bereich "Drucker" den Button  Eigenschaften anzuklicken. Wählen Sie  Querformat im Bereich "Ausrichtung" aus, um den Ausdruck komplett auf einer DIN-A4 Seite unterbringen zu können. Bestätigen Sie Ihre Auswahl per Mausklick auf den Button  OK.

 Projekt

Die Tk-Anlage verfügt über die Möglichkeit, dienstliche Gespräche mit Projektnummern einzuleiten und diese Projektnummern im Gesprächsdatenspeicher zu erfassen. So können dienstliche Gespräche projektbezogen abgerechnet werden.

Um Gesprächsgebühren nach einzelnen Projekten abzurechnen, klicken Sie in dieses Feld und geben dann die entsprechende Projektnummer (nummerisch, 2- bis 6-stellig) ein.

Auswahlbuttons

Um eine Abrechnung der Gespräche für  Alle Teilnehmer vorzunehmen, klicken Sie auf den entsprechenden Button.

Möchten Sie nur Gespräche bestimmter Teilnehmer abrechnen, klicken Sie auf den Button  Teilnehmerauswahl. Es öffnet sich die Teilnehmerliste (siehe  Bearbeiten  Teilnehmer-Liste (Nebenstellen)) aus der Sie die gewünschten Teilnehmer auswählen können.
Um einen Teilnehmer auszuwählen, klicken Sie in die entsprechende Zeile und der gewünschte Teilnehmer wird markiert. Wenn weitere Teilnehmer markiert werden sollen, klicken Sie bei gedrückter Strg- bzw. Ctrl-Taste in die entsprechende Zeile. Um mehrere untereinander liegende Teilnehmer auszuwählen, ziehen Sie den Cursor bei gedrückter linker Maustaste über diese Zeilen.

Werden häufig Abrechnungen für die selben ausgewählten Teilnehmer benötigt, empfielt es sich, diese Teilnehmer zu Gruppen zusammenzufassen (siehe  Bearbeiten  Teilnehmer-Gruppen). Danach ist es möglich, eine Teilnehmergruppe hier über den Button  Teilnehmergruppe auszuwählen.

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Statistik

Über diesen Menüpunkt werden statistische Daten der aktuellen Tabelle angezeigt.

Nach Aufruf dieses Menüpunktes öffnet sich das Fenster Statistik. Dort erhalten Sie einige statistische Daten, wie z. B gewählter Filter ( Profil-Filter) oder der Betrag des kostenstärksten Gesprächs ( Größter Einzelposten).

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  Beenden

Hier wird das Programm sofort beendet.

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