Dieser Menüpunkt ermöglicht Ihnen das einfache Erstellen von
Einzel- und Sammelabrechnungen aller oder ausgewählter Teilnehmer.
Nach erfolgtem Ausdruck ist es möglich, die in der Abrechnung berücksichtigten
Datensätze in der Datenbank und/oder in der Tk-Anlage zu löschen.
Hinweis:
Bei großen Datenmengen kann der Ausdruck einige Zeit in Anspruch
nehmen. |
Nach Aufruf dieses Menüpunktes öffnet sich das Fenster Telefon-Abrechnungen:
Rechnungseinstellungen
Hier können Sie die Einstellungen für die Telefonabrechnungen
vornehmern.
Wurde aktuellen
Filter nutzen aktiviert, können die Bereiche Privat-
und Dienstgepräche, Abrechnungszeitraum, Projekt, Auswahlbuttons
sowie Rechnungsspalten hier nicht mehr editiert werden (Im Rechnungsausdruck
sind die im Filter getätigten Einstellungen berücksichtigt).
Setzen Sie per Mausklick ein
Häkchen in das entsprechende Kästchen ...
Privatgespräche,
wenn die Gespräche, die über einen privaten Amtzugang
eingeleitet wurden, auf der Telefonabrechnung erscheinen sollen.
Dienstgespräche,
wenn die Dienstgespräche auf der Telefonabrechnung erscheinen
sollen;
Mwst.
ausweisen, wenn die in den Telefonkosten enthaltene Mehrwertsteuer
als einzelner Betrag auf der Telefonabrechnung erscheinen soll. Beachten
Sie dabei bitte, dass der gültige Mehrwertsteuersatz unter Mwst.
(%) einzutragen ist;
Einzelnachweis,
wenn je eine Telefonkostenabrechnung (siehe Auswahlbuttons)
mit der Auflistung der Einzelverbindungen erstellt werden soll (siehe
auch Rufnummern
anonymisieren + Rechnungsspalten).
In einem Einzelnachweis werden sowohl die Einträge der Liste
Bearbeiten
Teilnehmer-Liste
(Nebenstellen) bzw. Einstellungen
Kosten pro Einheit
( Name,
Preis pro Einheit (z. B. EUR/Einheit))
als auch die Werte aus Einstellungen
Tarife für
Provider ... mit ausgedruckt;
Sammelnachweis,
wenn eine Telefonkostenabrechnung mit Gesamtgebühren und einer
Auflistung der teilnehmerbedingten Gesamtbeträge (Gebühren,
die von den einzelnen Teilnehmer verursacht wurden) erstellt werden
soll;
Rufnummer
anonymisieren, wenn bei Erstellung von Einzelnachweisen die
letzten drei Ziffern der Rufnummer des Gesprächspartners durch
Sternchen (***) dargestellt werden sollen.
Abrechnungszeitraum
Hier kann der Abrechnungszeitraum genau eingegrenzt werden. Bitte geben
Sie das Anfangsdatum ( vom:)
und das Enddatum ( bis:)
im Format T.M.JJJJ (z. B. 1.8.2003) ein. Benötigen Sie eine
minutengenaue Abrechnung, können Sie unter Uhr
eine weitere Eingrenzung vornehmen.
Um einen Eintrag zu ändern, markieren Sie das vorhandene Datum
durch einen Doppelklick und geben Sie dann das neue Datum ein (Format
T.M.JJJJ). Für die Eingabe einer Uhrzeit klicken Sie in das entsprechende
Feld und geben dann die gewünschte Uhrzeit ein (Format hh:mm).
Um automatisch die Daten für den Vormonat einzugeben, setzen Sie
per Mausklick ein Häkchen in das Kästchen
Vergangener Monat.
Nur
unabgerechnete Gespräche
Die in den Abrechnungen einbezogenen Gesprächsdatensätze
werden nach Ausdruck automatisch auf den Status "Abgerechnet"
gesetzt. So ist es möglich, nur bisher unberücksichtigte Gesprächsdatensätze
für eine Abrechnung zu verwenden.
Um die bereits ausgedruckten Gespräche aus der neuen Abrechnung
auszuschließen, setzen Sie per Mausklick ein
Häkchen in das Kästchen.
Rechnungsspalten
Hier kann ausgewählt werden, welche Tabellenspalten (siehe Hilfetext
Programmbeschreibung
Gesprächsdatentabelle)
bei einem Einzelverbindungsnachweis (siehe Einzelnachweis)
mit ausgedruckt werden.
Um einen Bereich mit auszudrucken, setzen Sie per Mausklick ein
Häkchen in das entsprechende Kästchen.
Projekt
Die Tk-Anlage verfügt über die Möglichkeit, dienstliche
Gespräche mit Projektnummern einzuleiten und diese Projektnummern
im Gesprächsdatenspeicher zu erfassen. So können dienstliche
Gespräche projektbezogen abgerechnet werden.
Um Gesprächsgebühren nach einzelnen Projekten abzurechnen,
klicken Sie in dieses Feld und geben dann die entsprechende Projektnummer
(nummerisch, 2- bis 6-stellig) ein.
Auswahlbuttons
Um eine Abrechnung der Gespräche für Alle
Teilnehmer vorzunehmen, klicken Sie auf den entsprechenden
Button.
Möchten Sie nur Gespräche bestimmter Teilnehmer abrechnen,
klicken Sie auf den Button Teilnehmerauswahl.
Es öffnet sich die Teilnehmerliste (siehe Bearbeiten
Teilnehmer-Liste
(Nebenstellen)) aus der Sie die gewünschten Teilnehmer
auswählen können.
Um einen Teilnehmer auszuwählen, klicken Sie in die entsprechende
Zeile und der gewünschte Teilnehmer wird markiert. Wenn weitere
Teilnehmer markiert werden sollen, klicken Sie bei gedrückter Strg-
bzw. Ctrl-Taste in die entsprechende Zeile. Um
mehrere untereinander liegende Teilnehmer auszuwählen, ziehen Sie
den Cursor bei gedrückter linker Maustaste über diese Zeilen.
Werden häufig Abrechnungen für die selben ausgewählten
Teilnehmer benötigt, empfielt es sich, diese Teilnehmer zu Gruppen
zusammenzufassen (siehe Bearbeiten
Teilnehmer-Gruppen).
Danach ist es möglich, eine Teilnehmergruppe hier über den
Button Teilnehmergruppe
auszuwählen.
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