COMset Hilfe
Hotelfunktion (nicht für COMpact 2104.2/2204/2206 USB)

Ihre Tk-Anlage verfügt über die speziell für Pensionen und Hotels entwickelte Möglichkeit, zentral über ein das so genannte Rezeptionstelefon (Systemtelefon: COMfort 2000 mit Xtension-Modul oder COMfortel) Zimmertelefone abzufragen oder zu schalten. Diese Hotelfunktion kann z. B. für die Gesprächskostenabrechnung der Gäste genutzt werden.

Auf der Seite  Hotelfunktion Telefone zuweisen werden alle für diese Funktion benutzten Telefone festgelegt. Mit der Definition als Zimmertelefon wird der Funktionsumfang dieser Telefone von der Tk-Anlage eingeschränkt. Einige Funktionen können dann nur noch zentral über das Rezeptionstelefon gesteuert werden.
Für die Rezeptionstelefone werden Funktionstasten mit der Hotelfunktion belegt (z. B. per PC-Programm COMfortel Set). Über diese Tasten kann das entspechende Zimmertelefon direkt gerufen werden (Zielwahl) - die zugehörige Tasten-LED gibt Auskunft über den Belegt- oder Aktivitätszustand des Zimmertelefons - und die Zimmertelefone können vom Rezeptionstelefon aus abgefragt bzw. geschaltet werden:

  • Informationen zum Gast (z. B. bisher angefallene Telefongebühren, Zeitpunkt des Eincheckens) abfragen;
  • Informationen zum Zimmer (gereinigt, ungereinigt, gesperrt) abfragen und den Zimmerstatus ändern;
  • Als Information für den Gast eine Zwischenrechnung der bisher angefallene Telefongebühren mit Einzelverbindungsnachweis direkt an einem Drucker ausgeben;
  • Vom Zimmertelefon ausgehende externe Gespräche erlauben / verbieten;
  • Weckzeit (einmalig oder täglich) im Zimmertelefon eingeben;
  • Rechnungen für die angefallene Telefongebühren direkt an einem Drucker ausgeben
  • und danach die Gesprächsdaten sowie die Gebühren des Gastes löschen

Die Texte des Formulars für die Abrechnung der Telefonkosten können auf der Seite  Hotelfunktion Druckformular erstellen individuell entworfen werden.

Damit das Hotel auch bei viel telefonierenden Gästen erreichbar bleibt bzw. telefonieren kann, ist es möglich, auf der Seite  Hotelfunktion S0-Busse sperren festzulegen, dass externe S0-Busse für die Hotelfunktion nicht genutzt werden können.


Hinweise:
Für die Hotelfunktion wird für die Tk-Anlage eine Firmware ab der Version 1.6 A und für das COMfort-Systemtelefon mindestens die Firmware V 2.0 G benötigt.

Bei Nutzung der Hotelfunktion ist es sinnvoll, die Konfiguration der Tk-Anlage über Passwörter zu schützen:
Ihre mit diesem PC-Programm erstellte Konfiguration können Sie vor fremden Eingriffen mit dem Errichter-Passwort schützen.
Dazu wählen Sie Optionen Errichter-Passwort ... .
Die mit dem PC-Programm COMtools zu bearbeitenden Daten (z. B. Sperrnummern) werden über das Benutzer-Passwort geschützt. Das Benutzer-Passwort können Sie auf der Seite   Allgemeine Einstellungen Passwörter vergeben.
Ebenso sollte ein CAPI-Zugriff auf die internen S0-Busse über die Zimmertelefone verhindert werden (COMset-Seite:   Allgemeine Einstellungen Interne CAPI-Prog. ).

Die Tk-Anlage verfügt über einen Gesprächsdatenspeicher, in dem Gesprächsdatensätze von externen Gesprächen stromausfallsicher gespeichert werden können. Auf der Seite  Gesprächsdaten / Gebühren Gesprächsdatenerfassung kann bereits die Aufzeichnung von Daten eingeschränkt werden, um Speicherplatz zu sparen. Es werden nur die Gespräche aufgezeichnet und ausgegeben, die auf der o.g. Seite ausgewählt wurden.
Um bei der Telefonkostenabrechnung der Gäste einen Nachweis der Einzelverbindungen zu ermöglichen, müssen auf der o.g. Seite mindestens die Gespräche  gebührenpflichtige Gespräche und  gehende dienstliche Gespräche für die Aufzeichnung ausgewählt werden und die  Aufzeichnung mit Rufnummer aktiviert sein ( Häkchen in den entsprechenden Kästchen).

Wurde die Kapazität des Gesprächsdatenspeichers überschritten (z. B. durch einen Langzeitgast), erscheint auf der Telefonkostenabrechnung dieses Gastes ein Hinweis. Dieser Hinweistext kann auf der Seite  Hotelfunktion Druckformular erstellen selbst verfasst werden, z. B. "Gespräche vor folgendem Zeitpunkt sind nicht in der Einzelübersicht enthalten: ".

Damit die Gesprächskosten, die an den Zimmertelefonen entstanden sind, den Gästen berechnet werden können, wird am ISDN-Anschluss das Leistungsmerkmal "Gebührenübermittlung während der Verbindung (AOCD)" oder "Gebührenübermittlung am Ende des Gesprächs (AOCE)" benötigt und die Übernahme der Gebühreninformation darf nicht verhindert werden (siehe  Gesprächsdaten / Gebühren Gebühren   Keine Übernahme von Gebühreninformationen aus ISDN-Meldungen).

Da diverse Provider keine Gebührenimpulse übermitteln und ein über diese Provider geführtes Gespräch demnach auch einem Gast nicht berechnet werden kann, muss die Anwahl dieser Provider von den Zimmertelefonen aus verhindert werden. Dafür steht die Sperrnummernfunktion der Tk-Anlage zur Verfügung. Diese kostenpflichtigen Nummern ohne Gebührenimpulse bzw. die entsprechenden Vorwahlen werden per PC-Programm COMtools in die Tk-Anlage eingetragen (COMtools-Telefonbuch:  Sondernummern Sperrnummern; Bei der Installation von COMtools (ab der Version 2.2.50) wird zusätzlich der Ordner "Hotel" auf das Speichermedium des PCs kopiert. In diesem Ordner befinden sich Vorschläge für die Eintragung von Sperr- bzw. Freigabenummern bei Nutzung der Hotelfunktion. Beachten Sie bitte, dass diese Listen unvollständig sein könnten und dass keine Haftung übernommen werden kann). Auf der Seite  Teilnehmer-Einstellungen Sperren & Freigaben aktivieren ist es dann noch nötig, diese Sperrnummern für alle Zimmertelefone zu aktivieren.

Damit auch beim Vermitteln eines Gespräches auf Wunsch des Gastes die Gebühren dem Gast berechnet werden können, muss auf der Seite  Gesprächsdaten / Gebühren Gebühren der Punkt  Gebührenerfassung wechselt mit Tn aktiviert worden sein. Beachten Sie dabei bitte, dass die Gebühren des Hotels aber mit mindestens einer Einheit belastet werden (bei Leistungsmerkmal "Gebührenübermittlung während der Verbindung (AOCD)" am ISDN-Anschluss).

Bei einem Internetzugang werden keine Gebührenimpulse übermittelt. Somit sollten unkontrollierte Internetverbindungen der Gäste verhindert werden. Dazu dürfen an den internen S0-Bussen, an denen Zimmertelefone angeschlossen sind, keine ISDN-PC-Karten eingerichtet werden ( Interne Rufnummern Teilnehmer  Art des Gerätes).

Die Funktion Least Cost Routing (LCR) sollte für alle Telefone, die die Hotelfunktion nutzen, ausgeschaltet werden (COMset-Seite:  Teilnehmer-Eigenschaften Interne Rufnummer des Telefons  Amteinstellungen), da diverse Provider keine Gebührenimpulse übermitteln.